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公司档案管理制度

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文档简介:

档案管理制度档案管理制度第第11条条管理部门管理部门1.1文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门根据实际需要留存复印件。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,则文书管理部门以复印件归档。1.2档案分类目录及编号原则由各企业经理室或事业部经理室统一制定。第第22条条文书点收文书点收文书结案移送归档时,根据如下原则点收:2.1检查文件的文本及附件是否完整,如有缺损,应立即追查和补充;2.2文件如需经过抽查,应有管理部门主管的签字确认;2.3文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办;2.4与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门;2.5有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。第第33条条文件整理文件整理点收文件后,应依下列方式整理:3.1中文竖排文件以右方装订为原则,中文横排或外文文件则以左方装订为原则;3.2右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角,理齐钉牢;3.3文件如有皱折、破损及参差不齐等情况,应先将其补整、裁切、折叠,使纸张整齐划一。第第44条条档案分类档案分类4.1档案分类应根据案件内容、部门组织和业务项目等因素,按部门、大类和小类三级分类。先以部门区分,之后依案件性质分为若干类,再在同类中依序分为若干小类。4.2档案分类应力求切合实际应用。如果案件较多,三级分类不够应用时,须在第三级之后增设第四级“细类”。案件不多,也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”两级。4.3同一“小类”(或细类)的案件以装订于一个文件夹为原则,如案件较多,一个文件夹不够使用时,可分为两个以上的文件夹装订,并于小类后增设“卷次”编号,以便查询。4.4每一个文件夹封面内首页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每案一个“目次”编号为原则。4.5档号的表示方式如下:A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档案卷次,E1E2为档案目次。第第55条条档案名称及编号档案名称及编号5.1档案按各级分类后应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。5.2各级分类、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示:其位数多少视案件多少

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