【地产分享】-会议管理手册_房地产运营管理.pdf

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1、 XX 有限公司 编 号： 版 本： 生效日期： 管理体系文件 会议管理手册 发放编号： 编 制： 审 核： 批 准： 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 会议管理手册 编 号： 版 本： 生效日期： 1 1. 目 的 为规范 XX 集团有限公司各级会议的组织与管理，构建地产板块会议管理体系，提高公司运营与决策效率，建立各部门良好的沟通平台，保障重点工作计划得到有效落实,特制定本会议管理手册。 2. 适用范围 适用于集团及各项目公司经营管理和项目运营决策类会议管理。 3. 术语定义 序号 术语 定义 1 统筹性 1) 统一管理会议资源，明确会议主题、会议时间、参会人员、

2、待评审内容、待决策事项及会议输出成果，提升会议的有效性。 2 高效性 1) 提高会议效率，加强会议成果跟踪，形成“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”的高效会议管理体系。 3 严肃性 1) 会议体系中明确各级会议，会议组织部门必须严格执行，按期召开，确保沟通到位，保证项目实施过程的顺畅性。为保证会议决议有效执行，由运营管理中心形成运营会议体系跟踪机制，详细格式见附件 2。 4. 职 责 相关部门 职责 集团运营管理部 1) 负责集团经营管理工作会议及项目层面的项目运营决策类会议的体系规划、标准制定等工作； 2) 负责对集团经营管理工作会议及项目运营决策会议实施情况进行监督； 3) 负责集团

3、层面经营管理工作会议及本部门发起会议的准备、会议召集、会议组织、会议记录、会议纪要（含决议）的整理与发布、决议事项跟踪落实等工作； 4) 负责对集团层面相关部门拟召开的项目决策会议申请进行规范性审查（关注：召开的必要性、及时性、充分性等）并及时备案； 5) 负责监控公司所有项目运营决策会议的召开以及决议执行情况，并及时备案； 6) 负责对集团各部门报送的决策会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。 会议管理手册 编 号： 版 本： 生效日期： 2 相关部门 职责 项目公司总经办 1) 负责项目公司经营管理工作类、项目目运营决策会议的体系规划、标准制定等工作； 2) 负责项目公司经营管理工作及本

4、部门发起会议的准备、会议召集、会议组织、会议记录、会议纪要（含决议）的整理与发布、决议事项跟踪落实等工作； 3) 负责对项目公司各部门拟召开的决策会议申请进行规范性审查（关注：召开的必要性、及时性、充分性等）并及时备案； 4) 负责跟踪项目公司所有项目运营决策会议的召开以及决议执行情况，并及时备案； 5) 负责对各部门报送的决策会议纪要和相关档案（副本）进行统一管理。 集团各部门 1) 依据本手册组织或参与相关会议； 2) 会议组织部门： （1）及时向会议管理部门报送会议申请，配合规范性审查，认真做好会议召集、组织、记录等工作； （2）当会议不能按计划或本手册规定如期召开时，及时发起延期或调整

5、申请； （3）在会议规范性审查通过后，负责会议资料的准备、人员召集、会前准备、会议记录等工作； （4）当会议由本部门主持时，相关人员负责会议的主持与议程控制； （5）在会后及时整理和报送会议纪要、决议执行情况和档案副本； 3) 会议参与部门：认真做好会议准备，履行本部门建议/评审职责； 4) 负责本部门/专业内部各类工作会议、运营沟通会议的召开。 各级领导 1) 根据本手册规定，各级领导主持或参与相关会议； 2) 当会议组织部门发起会议延期或调整申请时，在会议主管部门审核后，进行审核或审批。 5. 管理规定 5.1 会议管理体系 经营管理工作会议 公司管理层参与，多为定期召开，关注公司整体经营

6、和管理层面各类问题的解决，包括发展规划、经营指标讨论、重大工作安排、人事安排、体系制度调整，及其他需要上升到高管层面讨论的工作问题等。 项目运营决策会议 相关领导、部门、专业参与，着眼项目开发线条上的关键点，通过集体讨论、评审等方式，完成项目开发思路、开发方案、重大技术方案、成果等的确认，推进项目整体运营，确保项目计划和总体经营目标的达成。 其他类会议 房地产企业除上述两类会议之外的其他会议，又可细分（a）部门内/部门间的 会议管理手册 编 号： 版 本： 生效日期： 3 日常工作沟通会、周例会、专业研讨会等，着眼于解决具体问题，尚没有上升到运营决策层面；（b） 行政事务类会议， 包括但不限于

7、各类迎送往来的接待会、公共宣传会、新闻媒体发布会等。此类会议管理可参考本手册通用管理标准进行管理。 5.2 会议分类 经营管理工作会议 会议类别 会议名称 组织部门 一级 集团年度经营工作会 集团 运营管理部 集团半年度经营工作会 集团 运营管理部 集团总裁办公会 集团 运营管理部 二级 集团季度经营工作会 集团 运营管理部 城市公司年度经营工作会 城市公司 总经办 城市公司负责人办公会 城市公司 总经办 三级 城市公司月度经营工作会 城市公司 总经办 城市公司月度资金计划会 城市公司 总经办 项目群周会 城市公司 项目总 项目运营决策会议 会议类别 会议名称 组织部门 一类 新项目投资决策会

8、 集团 战略投资部 概念成果评审会 集团 设计管理部 产品定位成果评审会 集团 营销管理部 项目营销策略方案评审会 集团 营销管理部 规划方案设计成果确认会 集团 设计管理部 景观概念方案设计评审会 集团 设计管理部 单体方案设计成果评审会 集团 设计管理部 产品配置标准评审会 集团 设计管理部 景观方案设计评审会 集团 设计管理部 二级 项目运营策划会 城市公司 总经办 会议管理手册 编 号： 版 本： 生效日期： 4 示范区整体策划方案评审会 集团 设计管理部 示范区建筑方案设计评审会 集团 设计管理部 示范区景观方案设计评审会 集团 设计管理部 示范区精装方案设计评审会 集团 设计管理部

9、 初步设计评审会 集团 设计管理部 景观初设评审会 集团 设计管理部 项目目标成本评审会 城市公司 总经办 开盘价格方案评审会 城市公司 营销管理部 项目分期后评估会 城市公司 总经办 三级 项目前期启动会 城市公司 总经办 开盘前工作协调会 城市公司 总经办 交房前工作协调会 城市公司 总经办 以上具体会议的名称、召开时间、决策事项、会议输出成果、会议组织部门和参会人员及职责详见附件1会议如开标准 。 5.3 会议的组织与要求 会议的组织由事项主责部门负责完成，主要工作包括： 序号 内容 工作内容 1 会前准备 1) 会议组织部门准备工作包括议题议程，时间确定、会议资料、会议室预定、设备调试

10、（包括视频、投影、电脑、音响） 、现场布置、会议记录人员、会议餐饮及安排等； 2) 参与部门接到会议通知后， 必须提前查看会议资料， 准备言简意赅的发言稿，准备本专业相关资料及意见。 2 会议通知 1) 会议组织部门必须至少提前 2 天通过行政办发出正式会议通知， 通知必须包含会议时间、会议议题、会议地点、参会人员、预计成果及参会人员所需准备材料；同时，会议组织部门必须提前 2 天将相关会议资料发送给有关参会人员； 2) 对提交决策会议审议的资料或初步成果， 各部门应提前组织本部门及跨部门人员进行充分、细致的评审和沟通，并就多数问题达成一致意见，不应将尚未组织部门内部及跨部门评审的资料或初步成