《员工档案管理制度.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《员工档案管理制度.doc（5页珍藏版）》请在优文库上搜索。
1、HR201502 沈阳恒生人力资源部编制 第 1 页 共 5 页 员工员工档案管理制度档案管理制度 一、目的一、目的 为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完 整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。 二、归档范围二、归档范围 员工入职档案、异动档案、离职档案、绩效管理档案、通知等与个人有关的 具有参考价值的文件资料。 三三、归档、归档内容内容 （一）员工入职档案： 1、应聘登记表； 2、面试评估/录用审批表； 3、录用通知书； 4、员工信息登记表； 5、入职承诺书及员工保密协议； 6、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职。
2、 称复印件） ； 7、原单位离职证明/解除劳动合同保证书； 8、劳动合同 9、健康体检证明（有特殊要求的岗位） （二）绩效管理档案： 将员工绩效考核相关的档案资料按月份归档。 （根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容） （三）员工异动档案： 1、试用期员工转正表； 2、内部调动审批流程表； 3、竞聘相关资料 （四）员工离职档案： 1、员工离职申请表； HR201502 沈阳恒生人力资源部编制 第 2 页 共 5 页 2、员工离职面谈记录表； 3、员工离职调查表； 4、员工离职工作交接表； 5、解除劳动合同协议书。 6、离职保密协议（部分岗位） 7、离职证明（单位存档） 四、四、档案管理员。
3、的职责档案管理员的职责 由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料 和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 五、五、档案管理相关规定档案管理相关规定 （一）基础管理 1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 2、新录用的员工，应及时建立档案，并更新员工花名册。 3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按员工编号存档。 4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、 技术职称变动等） ，应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当 场查验。 5、离职员工档案每月清查，对于正常离职的一般员工且离职手续办理齐备 的员工档案三年后可申请销毁， 中高层管。
4、理者或存在劳动争议离职的员 工档案至少在五年后方可申请销毁。 6、纸质档案要求原件存档（除个人证件证书外） 。 （二）档案的查阅 1、如因公需查阅档案，须经部门负责人、人力资源部负责人批准；下级员 工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责 人、分管负责人批准后方可办理。 2、公司总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办 理查阅手续。 3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在员工档案查阅登记表 （附 件一）签字确认。 HR201502 沈阳恒生人力资源部编制 第 3 页 共 5 页 4、查阅档案注意事项： （1）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从。
5、档中取证必须事先 经人力资源部负责人签字同意。 （2）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。 六、档案的销毁六、档案的销毁 （一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。 （二）当档案需销毁期时，由档案管理员填写员工档案资料销 毁审批表（附件二），经人力资源部负责人审批后执行。 七、制定、修订、废除与组织七、制定、修订、废除与组织实施实施 本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。 HR201502 沈阳恒生人力资源部编制 第 4 页 共 5 页 附件一 员工员工档案档案查查阅登记表阅登记表 查阅日期 文件名称 查阅页数 查阅人 档案管理员 HR201502 沈阳恒生人力资源部编制 第 5 页 共 5 页 附件二 员工员工档案档案资料资料销毁销毁审批表审批表 文件资料名称 申请销毁日期 申请销毁原因： 申请人： 年 月 日 人力资源部负责人意见： 签字： 年 月 日 。
