档案管理制度.docx

1 档案管理办法档案管理办法 第一条第一条 目的目的 为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员 的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、 法规，制定本办法。 第二条第二条 适用范围适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有 保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条第三条 职责职责 档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一管理，各部 门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。 档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、 整理、 保管和提供利用， 并对各部门文件资料的收集、 整理、 归档工作进行组织、 指导和监督。 各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门 档案移交至档案管理员。 第四条第四条 档案的分类及编号档案的分类及编号 (一一) 类别设置类别设置 本企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档 案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案（H） 。大类用英文字 母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下: A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 2 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二二) 编号方法编号方法 1. 文书文书档案编号档案编号 文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及 保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为 1，30 年为 4，10 年为 5，同 一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： A / 1 / 2016 / 1 件号（第 1 件） 年度（2016 年） 保管期限代号（永久） 大类代字（文书档案） 2. 工程工程档案编号档案编号 工程档案按工程项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工 程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例： B 1 / 1 案卷号（第 1 个案卷） 工程项目代号（第 1 项工程） 大类代字（工程档案） 3 3. 合同档案编号合同档案编号 合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及 保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为 1，30 年为 4，10 年为 5，同 一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： C / 1 / 2016 / 1 件号（第 1 件） 年度（2016 年） 保管期限代号（永久） 大类代字（合同档案） 4. 会计档案编号会计档案编号 会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及 属类代号）/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。 例： D 3 / 2016/ 1 案卷号（第 1 个案卷） 年度（2016 年） 属类代号（会计凭证） 大类代字（会计档案） 5. 人事档案人事档案编号编号 人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代 号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。 例： E 1 / 1 案卷号（第 1 个案卷） 部门代号（财务综合部） 大类代字（人事档案） 6. 声像档案类声像档案类编号编号 （1） 视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频 为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/ 件号。每年从“1”起编件号。 4 例： F 1 / 2016 / 1 件号（第 1 件） 年度（2013 年） 属类代号（视频） 大类代字（声像档案） （2） 照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其编号结 构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起 编组号，每组照片从“1”起编张号。 例： F 2 / 2016 / 1 / 1 张号（第 1 张） 组号（第 1 组） 年度（2010 年） 属类代号（照片） 大类代字（声像档案） 7. 实物档案编号实物档案编号 实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年 度/件号。每年从“1”开始编件号。 例： G / 2016 / 1 件号（第 1 件） 年度（2016 年） 大类代字（实物档案） 8. 设计设计档案编号档案编号 设计档案按年度立项项目组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字 及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例： H 1 / 2016/ 1 案卷号（第 1 个案卷） 年度（2016 年） 设计项目代号（第 1 项） 大类代字（设计档案） 5 第五条第五条 文件的文件的整理和归档时间整理和归档时间 (一一) 文件的整理文件的整理 1. 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文 字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。 2. 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨 水等不耐久的书写材料。 3. 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当 增加份数。 4. 档号章、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填 写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用 A4 规格纸张。 5. 总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档 案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，任何人不得擅自销 毁档案。 (二二) 文件的归档时间文件的归档时间 各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案， 集中管理。 电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。 序序 号号 档案档案 类别类别 负责负责 部门部门 归档内容归档内容 移交时间移交时间 1 文书 档案 财务综 合部 各类资质文件、证件（营业执照 正副本、组织机构代码正副本、IC 卡、国地税税务登记证副本、开 户许可证等） 由财务综合部负责保 管 相关经 办部门 会议记录、会议纪要、简报、公 司发文、工作计划、工作总结、 设备及资产的登记资料等 每季度移交 2 合同 档案 财务综 合部 工程承包及发包、销售、购置、 商务、转让等各类合同协议的正 本原件 工程类合同待工程完 工结算后 3 个月内移 交，其他合同于次年 2 月移交 3 人事 档案 总经办 个人简历、入职表、身份证明材 料、学历、职务证明材料、契约 性文件 员工入职 1 周内移交 财务综 合部 异动（调动、转正、调薪、离职 等） 、绩效管理、培训及奖惩等相 关材料 由财务综合部负责人 办理好手续 1 周内， 移交 6 4 工程 档案 技术部 电子及纸质相关资料， 具体见 工 程档案归档范围及保管期限 待工程完工结算后 3 个月内移交 5 会计 档案 财务综 合部 相关资料，具体见会计档案归 档范围及保管期限 由财务综合