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    档案管理制度.docx

    • 资源ID:23351       资源大小:69.46KB        全文页数:24页
    • 资源格式: DOCX   
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    档案管理制度.docx

    1 档案管理办法档案管理办法 第一条第一条 目的目的 为加强企业档案管理工作,维护档案的完整与安全,便于企业各部门人员 的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据国家有关档案管理的法律、 法规,制定本办法。 第二条第二条 适用范围适用范围 本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有 保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。 第三条第三条 职责职责 档案管理工作设立档案管理员,对企业内的档案资料实行统一管理,各部 门设立二级档案员,由档案管理员组织协调。 档案管理员,负责组织各部门做好档案归档工作,对档案文件进行验收、 整理、 保管和提供利用, 并对各部门文件资料的收集、 整理、 归档工作进行组织、 指导和监督。 各部门档案员,负责部门内档案的收集、整理工作,并于指定时间将部门 档案移交至档案管理员。 第四条第四条 档案的分类及编号档案的分类及编号 (一一) 类别设置类别设置 本企业档案共分八大类:文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档 案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H) 。大类用英文字 母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。大类及属类设置如下: A 文书档案 B 工程档案 C 合同档案 D 会计档案 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 2 D4 其他会计材料 E 人事档案 E1 财务综合部 E2 总经办 E3 设计部 E4 技术部 E5 项目管理部 F 声像档案 F1 视频 F2 照片 G 实物档案 H 设计档案 (二二) 编号方法编号方法 1. 文书文书档案编号档案编号 文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及 保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为 1,30 年为 4,10 年为 5,同 一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: A / 1 / 2016 / 1 件号(第 1 件) 年度(2016 年) 保管期限代号(永久) 大类代字(文书档案) 2. 工程工程档案编号档案编号 工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及工 程项目代号)/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例: B 1 / 1 案卷号(第 1 个案卷) 工程项目代号(第 1 项工程) 大类代字(工程档案) 3 3. 合同档案编号合同档案编号 合同档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及 保管期限代号)/年度/件号。保管期限代号永久为 1,30 年为 4,10 年为 5,同 一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: C / 1 / 2016 / 1 件号(第 1 件) 年度(2016 年) 保管期限代号(永久) 大类代字(合同档案) 4. 会计档案编号会计档案编号 会计档案采用单件归档方法,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及 属类代号)/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。 例: D 3 / 2016/ 1 案卷号(第 1 个案卷) 年度(2016 年) 属类代号(会计凭证) 大类代字(会计档案) 5. 人事档案人事档案编号编号 人事档案按个人组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及属类代 号)/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。 例: E 1 / 1 案卷号(第 1 个案卷) 部门代号(财务综合部) 大类代字(人事档案) 6. 声像档案类声像档案类编号编号 (1) 视频档案,采用按件归档整理方法,一次工作或活动所形成的视频 为一件档案材料,其编号结构模式为:分类号(含大类代字及属类代号)/年度/ 件号。每年从“1”起编件号。 4 例: F 1 / 2016 / 1 件号(第 1 件) 年度(2013 年) 属类代号(视频) 大类代字(声像档案) (2) 照片档案,按组整理归档,一次活动形成的照片为一组,其编号结 构模式为:分类号(含大类代字及属类代号)/年度/组号/张号。每年从“1”起 编组号,每组照片从“1”起编张号。 例: F 2 / 2016 / 1 / 1 张号(第 1 张) 组号(第 1 组) 年度(2010 年) 属类代号(照片) 大类代字(声像档案) 7. 实物档案编号实物档案编号 实物档案每年按件整理归档,其编号结构模式为:分类号(大类代字)/年 度/件号。每年从“1”开始编件号。 例: G / 2016 / 1 件号(第 1 件) 年度(2016 年) 大类代字(实物档案) 8. 设计设计档案编号档案编号 设计档案按年度立项项目组卷,其编号结构模式为:分类号(含大类代字 及工程项目代号)/年度/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。 例: H 1 / 2016/ 1 案卷号(第 1 个案卷) 年度(2016 年) 设计项目代号(第 1 项) 大类代字(设计档案) 5 第五条第五条 文件的文件的整理和归档时间整理和归档时间 (一一) 文件的整理文件的整理 1. 归档的文件应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存,图文 字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。 2. 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨 水等不耐久的书写材料。 3. 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当 增加份数。 4. 档号章、档案盒背脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填 写,也可盖字粒章或打印;档案目录应当打印并使用 A4 规格纸张。 5. 总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档 案进行登记造册,经部门领导审核、总经理批准后方可销毁,任何人不得擅自销 毁档案。 (二二) 文件的归档时间文件的归档时间 各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案, 集中管理。 电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中。 序序 号号 档案档案 类别类别 负责负责 部门部门 归档内容归档内容 移交时间移交时间 1 文书 档案 财务综 合部 各类资质文件、证件(营业执照 正副本、组织机构代码正副本、IC 卡、国地税税务登记证副本、开 户许可证等) 由财务综合部负责保 管 相关经 办部门 会议记录、会议纪要、简报、公 司发文、工作计划、工作总结、 设备及资产的登记资料等 每季度移交 2 合同 档案 财务综 合部 工程承包及发包、销售、购置、 商务、转让等各类合同协议的正 本原件 工程类合同待工程完 工结算后 3 个月内移 交,其他合同于次年 2 月移交 3 人事 档案 总经办 个人简历、入职表、身份证明材 料、学历、职务证明材料、契约 性文件 员工入职 1 周内移交 财务综 合部 异动(调动、转正、调薪、离职 等) 、绩效管理、培训及奖惩等相 关材料 由财务综合部负责人 办理好手续 1 周内, 移交 6 4 工程 档案 技术部 电子及纸质相关资料, 具体见 工 程档案归档范围及保管期限 待工程完工结算后 3 个月内移交 5 会计 档案 财务综 合部 相关资料,具体见会计档案归 档范围及保管期限 由财务综合

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